Is werken op afstand het nieuwe ‘normaal’?

building a better employee experience

Zo pakken organisaties thuiswerken (veilig) aan

Het kantoor, de fabriek of het terras: hoe een werkplek er ook uitziet, veilig werken houdt veel werknemers bezig. Wat zijn de belangrijkste overwegingen? Welke maatregelen kunt u treffen om zo veilig mogelijk te werken? Bij Mercer Marsh Benefits vragen we gedurende de COVID-19 crisis aan onze klanten wat hen bezighoudt en welke maatregelen zij overwegen. In dit blog nemen wij u mee in hun overwegingen naar aanleiding van ons wereldwijde onderzoek.

Werken op afstand gestimuleerd 
Zoals in ons eerder blog is aangegeven, is de werkplek traditioneel gezien een essentiële plaats om te werken. Het biedt medewerkers bijvoorbeeld structuur en interactie, wat tijdens het thuiswerken nog wel eens ontbreekt. Toch is het aanmoedigen van thuiswerken tot het einde van het jaar een verstandige keuze, om het risico op de eventuele terugkeer van het virus te beperken. Uit ons onderzoek blijkt dat op de korte termijn 1 op de 5 organisaties werken op afstand onder medewerkers aanmoedigt. 

Toename thuiswerkende medewerkers
Er is een significant verschil tussen het aantal thuiswerkende medewerkers voor en tijdens de crisis. Voor COVID-19 werkte bij 86% van alle organisaties minder dan een kwart van de medewerkers thuis. Dit aantal is aanzienlijk gestegen tijdens de crisis: bij ruim 2 op de 5 bedrijven werkte meer dan 75% van het personeel thuis.

Kantoorruimte minder belangrijk
Door de crisis is het kantoor als fysieke werkplek een stuk minder belangrijk dan daarvoor. In de toekomst verwacht 73% van alle bedrijven dat minimaal een kwart van de medewerkers blijft thuiswerken. In 7% van de gevallen blijft dit meer dan 75% van de medewerkers. Deze veranderingen leiden daarom ook tot vragen over de functie van een kantoor. Is dit voor uw bedrijf slechts een ontmoetingsplek? Blijft uw personeel op afstand werken? Is een kantoorpand überhaupt nog noodzakelijk? Of volstaat een kleiner kantoorpand misschien?

Werken op afstand gestimuleerd
Zoals in ons eerder blog is aangegeven, is de werkplek traditioneel gezien een essentiële plaats om te werken. Het biedt medewerkers bijvoorbeeld structuur en interactie, wat tijdens het thuiswerken nog wel eens ontbreekt. Toch is het aanmoedigen van thuiswerken tot het einde van het jaar een verstandige keuze, om het risico op de eventuele terugkeer van het virus te beperken. Uit ons onderzoek blijkt dat op de korte termijn 1 op de 5 organisaties werken op afstand onder medewerkers aanmoedigt.

Toekomstperspectief flexibele werkregelingen
De coronacrisis levert nieuwe inzichten op voor de lange termijn. Ruim 1 op de 5 organisaties voorziet een beleidsverandering en zal (veel) meer medewerkers aanmoedigen om thuis te werken. Maar liefst 65% van de bedrijven verandert zijn beleid om flexibel of op afstand werken toe te staan. Slechts 13% van alle organisaties past het beleid niet aan, omdat medewerkers nu eenmaal nodig zijn op locatie of omdat er al flexibele werkregelingen worden geboden.

Thuiswerken betekent extra onkostenvergoeding
Gezien het thuiswerken toeneemt is het raadzaam dat werkgevers nadenken over aangepaste voorwaarden. Opmerkelijk is echter dat ruim de helft van de bedrijven geen vergoedingen biedt voor kosten die het thuiswerken met zich mee brengt. Dit terwijl de werkplek de verantwoordelijkheid blijft van de werkgever, ongeacht waar deze plek zich bevindt. Van de organisaties die wel kosten vergoeden, doet 26% dit voor de aanschaf van laptops, 19% voor mobiele telefoons en internet, 13% voor de vaste lasten als elektriciteit en 7% voor de aanschaf van (ergonomische) kantoorartikelen.

Veiligheidsrisico’s digitale middelen
Het belang van goede faciliteiten mag niet worden onderschat. Ditzelfde geldt voor de risico’s van het thuiswerken. Europol waarschuwt bedrijven voor verschillende risico’s die tijdens de COVID-19 crisis opduiken. Zo misbruiken criminelen deze periode om malware te verspreiden. Of fraude te plegen met behulp van digitale middelen. Bedrijven en medewerkers ontvangen daardoor meer valse e-mails of social media berichten. Vaak met het verzoek om op een link te klikken, waarna een programma geïnstalleerd wordt of een betaalactie wordt aangespoord. Neem daarom extra preventieve maatregelen om uw organisatie en personeel tegen frauduleuze praktijken te beschermen. Informeer uw medewerkers goed over de risico’s en instrueer hen welke acties te ondernemen als zij dit signaleren. 

 

Note: Dit blog is gebaseerd op de resultaten van het onderzoek van 22 juni.

 

Marieke Jesse
Marieke Jesse
Senior Consultant Health, Mercer
Gregory van den Top
Gregory van den Top
Managing Consultant, Marsh