Het kantoor, de fabriek of het terras: hoe een werkplek er ook uitziet, ernaar terugkeren houdt veel werknemers bezig. Wat zijn de belangrijkste overwegingen om weer op locatie te gaan werken? Welke maatregelen kunt u als werkgever treffen om dit zo veilig mogelijk te doen? Bij Mercer Marsh Benefits vragen we gedurende de COVID-19 crisis aan onze klanten wat hen bezighoudt en welke maatregelen zij overwegen. In dit blog nemen wij u mee in hun overwegingen naar aanleiding van ons wereldwijde onderzoek.
Vraag uzelf af ‘waarom?
Als u zich afvraagt of ook u al terug kunt keren naar uw werkplek, dan is de belangrijkste vraag: waarom? Bijvoorbeeld omdat op uw werkplek het werk wordt georganiseerd: er is structuur, alle benodigde apparaten staan er en het is een plek waar u en uw klanten elkaar treffen. Tegelijkertijd heeft de coronacrisis ondernemers geleerd dat die fysieke locatie misschien niet zo noodzakelijk is als gedacht. Het werk is immers doorgegaan, ook al gebeurde dat voornamelijk vanuit huis. De ‘waarom’-vraag beantwoordt elke organisatie dan ook anders. Als een organisatie besluit om terug te keren naar de werkplek, is het vooral van belang om te bepalen hoe dit veilig gebeurt.
Gefaseerd uitvoeren en afspraken over maatregelen
Uit ons onderzoek blijkt dat 75% van alle organisaties de terugkeer naar de fysieke werkplek gefaseerd uitvoert. Dit houdt in dat niet alle werknemers tegelijkertijd aanwezig zijn en de bezetting rustig wordt opgebouwd. Pas als de werksituatie het toestaat, keren meer collega’s terug naar hun werkplek of kantoor. Ruim 44% van de organisaties faciliteert de gefaseerde terugkeer door eerst kleinere groepen samen te stellen. Denk hierbij aan het werken in shifts of het tijdelijk openstellen van de werkplek voor specifieke afdelingen of projectgroepen.
Bij Marsh Mercer Benefits zijn we begonnen met een bezetting van maximaal 20%. Een voorzichtige aanpak, die voor de ene organisatie zinvoller is dan voor de ander. Niet alle bedrijven beschikken namelijk over een werkomgeving waar slechts één vijfde van het personeel aanwezig hoeft te zijn. Andere werkgevers stellen zich liever nog niet bloot aan eventuele risico’s van een samenkomst van medewerkers. 30% houdt daarom rekening met de specifieke, lokale omstandigheden.
Bied medewerkers inspraak
Ruim 2 op de 5 (41,5%) organisaties laat medewerkers zelf beslissen over hun terugkeer naar de werkplek. Dit hangt in grote mate af van het antwoord op de vraag of een kantooromgeving noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering. Als dat niet het geval is, is het verstandig om medewerkers zelf te laten beslissen. Zo kunnen zij die behoefte hebben aan de structuur van een werkplek, hierop een beroep doen. Wie thuis voldoende structuur kan vinden of zich er nog niet comfortabel bij voelt, kan de afweging maken om voorlopig thuis te blijven werken. Behoud hierin wel de regie: houd bij welke werknemer u op welk moment op de werkplek verwacht, zodat u de gefaseerde terugkeer kunt waarmaken. Maak deze structuur bij voorkeur inzichtelijk voor uw personeel, zodat zij de ruimte hebben om een werkplekbezoek te plannen.
De nieuwe realiteit?
Opvallend is het deel van de medewerkers dat besloot voorlopig niet terug te keren naar de werkplek: met een percentage van 7,5% is dit aantal significant te noemen. Wellicht dat deze ongewone periode een eyeopener kan zijn voor organisaties: is werken op afstand de nieuwe realiteit? Is het mogelijk om thuiswerken ‘na’ COVID-19 voort te zetten? Het scheelt immers veel reistijd en biedt meer flexibiliteit. Organisaties zouden bovendien de opties voor kostenbesparing goed onder de loep moeten nemen. Zo is een kantoorpand post-corona misschien niet meer nodig.
Africa